Você já teve a impressão de que o seu dia deveria ter 30 horas para dar conta de tudo que você tem a fazer? É impossível conseguir dias mais longos, mas a boa notícia é que existem alguns truques que podem fazer o seu dia render mais!
Um desses truques é usar bem a agenda e fazer listas de tarefas. Para isso você tem que separar as tarefas em três tipos: importantes, urgentes ou circunstanciais.
Importante
Tudo aquilo que produzirá resultados sólidos para o seu trabalho ou para a vida pessoal. Aqui você deve colocar tarefas como enviar aquele e-mail importante para um fornecedor, ou comprar aquele material que a empresa precisa para começar determinado trabalho. Se você não o comprar, toda a produção vai parar, por isso é uma tarefa importante. De acordo com o livro “A Tríade do Tempo”, do especialista em gerenciamento do tempo, Christian Barbosa, gastamos 34% do nosso dia com o que é importante. Uma vez que o ideal seria administrar 70% dele.
Urgente
É tudo aquilo que precisa ser feito agora. E que, se você não fizer, pode trazer grandes consequências. Tudo que você deveria ter feito e deveria estar na lista de importantes mas você não o fez, entram na lista de urgentes. O lado bom é que, quanto melhor administrada a sua lista de importantes, menor vai ser a sua lista de urgências.
Ainda de acordo com o estudo do Christian, gastamos 45% no nosso tempo com tarefas urgentes. Se elas forem remanejadas com calma e sabedoria, o número pode cair para o ideal de 20%.
Circunstanciais
Tudo aquilo que não produz resultado, mas que precisa ser feito. Arrumar a caixa de e-mails ou comprar um quadro novo para a sua sala do escritório. São tarefas que não vão trazer resultados palpáveis, mas que precisam ser feitas para a sua vida seguir organizada. Essas tarefas devem ocupar o máximo possível do seu dia, ou você deve reservar um dia da semana mais tranquilo para fazê-las.
O estudo do livro mostra – usamos o dobro da nossa agenda para tarefas circunstanciais, uma vez que apenas 10% seriam suficientes.